Cuando una persona deja una empresa, la gestión de su salida no termina con tramitar la baja laboral o devolver el ordenador. Durante su trabajo puede haber tenido acceso a datos de clientes, proveedores, plantilla, documentación interna, correo electrónico o diferentes aplicaciones de gestión.
Por eso, cuando una persona trabajadora se marcha, también hay que revisar qué ocurre con los datos y los accesos que tenía.
1. ¿Qué datos puede haber manejado?
Dependerá de las funciones de cada persona, pero puede haber tenido acceso a datos de clientes y proveedores, información de otras personas trabajadoras, correos electrónicos, contratos, presupuestos, documentación comercial o información almacenada en aplicaciones y plataformas.
En algunos puestos también puede tener acceso a CRM, bases de datos, servidores, carpetas compartidas o herramientas en la nube.
La información no desaparece cuando la persona deja la empresa. La organización debe seguir garantizando que está protegida y que solo pueden acceder a ella las personas que corresponda.
2. Revisar los accesos
Uno de los primeros pasos debería ser comprobar qué usuarios y permisos tenía la persona trabajadora.
No se trata únicamente del correo electrónico. También hay que revisar aplicaciones, plataformas, CRM, servidores, carpetas compartidas, VPN y cualquier otra herramienta utilizada durante su trabajo.
Si existían cuentas compartidas o contraseñas conocidas por el trabajador, también conviene revisar si deben modificarse.
3. Recuperar equipos y dispositivos
La empresa debería comprobar que se han recuperado los dispositivos corporativos que utilizaba el trabajador, como ordenadores, teléfonos móviles, tablets o discos externos.
Antes de entregar un equipo a otra persona o darle un nuevo uso, conviene revisar cómo se gestiona la información que contiene y aplicar las medidas correspondientes.
4. ¿Qué ocurre con el correo electrónico?
Este punto requiere especial cuidado.
Que una persona deje la empresa no significa que se pueda acceder libremente a todo el contenido de su correo electrónico. Las personas trabajadoras tienen derecho a la intimidad en el uso de los dispositivos digitales puestos a su disposición por la empresa, y la normativa establece condiciones para determinados controles y accesos. Estatuto de los Trabajadores en el BOE
Por eso, es recomendable que la empresa tenga definido previamente cómo se gestiona el correo corporativo cuando una persona deja su puesto, especialmente cuando sea necesario garantizar la continuidad de la actividad.
5. Revisar la documentación y la información
También conviene comprobar qué documentación utilizaba esa persona y dónde está almacenada.
Puede encontrarse en servidores, carpetas compartidas, servicios en la nube, aplicaciones de gestión o dispositivos corporativos. La empresa debe asegurarse de que la información necesaria para continuar con la actividad sigue disponible para las personas autorizadas y que los accesos que ya no sean necesarios quedan gestionados.
Esto es especialmente importante cuando la persona tenía acceso a información de clientes o proveedores.
6. ¿Qué pasa con la confidencialidad?
Durante su relación laboral, un trabajador puede tener acceso a datos de clientes, proveedores, otros trabajadores o información interna de la empresa. Por eso, las personas que intervienen en el tratamiento de datos deben conocer sus obligaciones de confidencialidad y seguridad.
Es recomendable que la empresa tenga documentado este compromiso mediante un documento de confidencialidad y que las personas trabajadoras que tengan acceso a datos personales conozcan sus obligaciones de confidencialidad y seguridad. La obligación de confidencialidad no desaparece cuando termina la relación laboral: la LOPDGDD establece expresamente que se mantiene incluso después de finalizar la relación con la empresa.
Por eso, cuando un trabajador se marcha, no solo hay que revisar sus accesos y dispositivos. También conviene comprobar que la empresa tiene correctamente documentadas las obligaciones de confidencialidad de las personas que han tenido acceso a datos personales.
7. ¿Hay que borrar todos sus datos?
No necesariamente.
Que una persona deje la empresa no significa que todos sus datos deban eliminarse inmediatamente. Determinada información puede tener que conservarse durante un periodo concreto por una obligación legal, para atender posibles responsabilidades o por otra base jurídica que permita su conservación.
La empresa debe determinar qué información tiene que conservar, con qué finalidad, durante cuánto tiempo y quién puede acceder a ella. La AEPD contempla precisamente la conservación de determinados datos una vez finalizada la relación laboral cuando existe una obligación o una base que lo justifique.
Guía de la AEPD sobre protección de datos en las relaciones laborales
8. Tener un procedimiento de salida
Una empresa debería tener definido qué ocurre cuando una persona entra y también qué ocurre cuando se marcha.
Un procedimiento de salida puede incluir, entre otras actuaciones:
- Revisar y retirar los accesos que ya no sean necesarios.
- Recuperar los dispositivos corporativos.
- Revisar las cuentas compartidas y credenciales.
- Gestionar el correo corporativo conforme al procedimiento establecido.
- Revisar la documentación y los accesos a información de clientes.
- Determinar qué datos deben conservarse y durante cuánto tiempo.
- Dejar constancia de las actuaciones realizadas.
No todas las empresas tendrán que seguir exactamente los mismos pasos. Dependerá del puesto, de los sistemas utilizados y del tipo de información a la que tuviera acceso cada persona trabajadora.
La salida de un trabajador también forma parte del cumplimiento
Cuando una persona deja una empresa, no solo hay que tramitar su baja. También hay que revisar sus accesos, dispositivos, documentación e información para que la actividad pueda continuar y los datos sigan estando protegidos.
Tener este proceso definido ayuda a evitar que la salida de una persona deje accesos abiertos, información sin controlar o dudas sobre qué debe conservarse y qué debe eliminarse.
El cumplimiento también debe acompañar los cambios que se producen dentro de la empresa.
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